1. Ứng dụng chữ ký số, chữ ký điện tử trong công tác giải quyết thủ tục hành chính tại trung tâm hành chính công tỉnh Vĩnh Phúc

Trong công cuộc cải cách hành chính ngày nay, các ứng dụng công nghệ thông tin chính là động lực và yếu tố thúc đẩy quá trình cải cách hành chính, tạo điều kiện để các thủ tục hành chính được giải quyết nhanh chóng, thuận lợi.

Phát triển Chính phủ điện tử giúp đổi mới phương thức hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tăng cường năng lực quản lý của chính quyền. Giúp nắm bắt thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ để đưa ra các quyết định hành chính phù hợp.

Ngoài ra là nâng cao hiệu lực pháp luật, quản lý Nhà nước hiệu quả và minh bạch hơn, bên cạnh đó giúp cung cấp thông tin, dịch vụ tốt hơn cho người dân và doanh nghiệp.

Ứng dụng chữ ký số

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan hành chính nhà nước sẽ giảm chi phí, thời gian, tăng tính tiện lợi cho người dân và các tổ chức trong việc giải quyết công việc.

Tuy nhiên, các giao dịch điện tử trên môi trường mạng luôn tồn tại các nguy cơ về an toàn thông tin như: đánh cắp hoặc sửa đổi thông tin, mạo danh người gửi….

Vì vậy, yêu cầu đặt ra là phải có phương thức đảm bảo để thông tin, tài liệu trao đổi trên mạng phải được toàn vẹn, xác định được nguồn gốc và chống chối bỏ trách nhiệm của các bên tham gia giao dịch.

Đối với văn bản giấy, việc xác thực được thông qua chữ ký tay của người gửi và con dấu của tổ chức. Đối với văn bản, tài liệu điện tử, thì việc xác thực được thực hiện bằng chữ ký số là giải pháp đảm bảo tính an toàn.

Ngoài ra việc nhận hồ sơ, trả kết quả hồ sơ đúng hẹn, công khai minh bạch cũng cần được nâng cao hiệu quả và chuyên nghiệp hơn trong quá trình quản lý nhà nước.
Do đó, chữ ký số hay chữ ký điện tử ngày càng được áp dụng rộng rãi đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và người dân.

Ứng dụng zalo trong hành chính công

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao trung tâm hành chính công tỉnh Vĩnh Phúc đã sử dụng các ứng dụng, phần mềm của công ty cổ phần giải pháp và công nghệ Simax Để nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước, tạo sự chuyển biến hiệu quả cũng như là tăng tính công khai minh bạch thông tin về thủ tục hành chính.

Việc xây dựng cổng trung tâm hành chính công và “quy trinh tiếp nhận và trả kết quả tại trung tâm hành chính công” được chú trọng và nâng cấp giúp tiết kiệm chi phí, đảm bảo tiến độ và thời hạn trả kết quả cho tổ chức, cá nhân theo đúng quy định.

2. Hiệu quả ứng dụng chữ số, chữ ký điện tử tại Trung tâm hành chính công tỉnh Vĩnh Phúc

Từ khi dịch vụ đi vào hoạt động việc giải quyết các thủ tục hành chính được thực hiện một cách nhanh chóng, thuận lợi.
Trước đây các công việc được giải quyết trên giấy tờ, người dân thường lo lắng vì nhiều trường hợp có thể làm mất, làm hư hỏng hoặc quên giấy tờ, đó là còn chưa kể việc phải đi lại nhiều lần do yêu cầu bổ sung hồ sơ…

Từ khi trung tâm hành chính công triển khai thí điểm chũ ký số, chữ ký điện tử trên ứng dụng zalo thì việc nộp hồ sơ và nhận kết quả trở nên nhanh chóng thuận tiện hơn rất nhiều lần.

Anh Nguyễn Tiến Hưng là cán bộ trung tâm y tế huyện Vĩnh Tường , người thường xuyên đến trung tâm hành chính công để giải quyết thủ tục hành chính cho cơ quan, anh Hưng cho biết: “Việc sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử tạo thuận lợi trong việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đối với hồ sơ mang đến nhiều lợi ích cho cán bộ hành chính. Khi có kết quả trả hồ sơ thì điện thoại nhận được thống báo bằng tin nhắn trên ứng dụng zalo. Như vậy, chúng tôi biết được rằng khi nào hồ sơ đã được tiếp nhận và khi nào có được kết quả. Việc khác biệt của hồ sơ giấy bà hồ sơ điện tử đó là hồ sơ giấy phải in ra, nhận giấy hẹn rồi trả kết quả tuy nhiên cũng có những lúc lại không được trả đúng như theo thời gian đã hẹn. Và từ khi có hồ sơ điện tử thì chúng tôi đến trung tâm hành chính luôn nhận được đầy đủ kết quả”

Chỉ cần sở hữu môt tài khỏa zalo trên điên thoại thông minh, người dân giao dịch đăng nhập vào ứng dụng zalo, quét mã in sẵn được dán trên màn hình máy tính của cán bộ giải quyết thủ tục.
Sau đó, người nộp hồ sơ bấm nút quan tâm TTHCC tỉnh Vĩnh Phúc thì việc tương tác giữa người nộp hồ sơ với TTHCC chính thức bắt đầu.

Ứng dụng chữ ký điện tử

Ngay sau khi nhận được hồ sơ, cán bộ ký chữ ký số trên phần mềm, người nộp hồ sơ ký trên ký trên bản ký điện tử. Chữ ký sẽ được đưa đúng vào vị trí trên giấy hẹn. Giấy hẹn này một bản sẽ chuyển về cơ quan thụ lý theo hướng giải quyết trên phần mềm TTHCC, một bản gửi qua zalo trên smartphone cho người nộp hồ sơ, hoàn thành quy trình tiếp nhận hồ sơ không cần giấy tờ.

Trong quá trình giải quyết hồ sơ ,TTHCC với người nộp hồ sơ cần phải thường xuyên tương tác, nếu hồ sơ cần bổ sung thì zalo thông báo tin nhắn để người nộp hồ sơ nắm bắt kịp thời để chuẩn bị nội dung và không cần phải trực tiếp đến lấy văn bản như trước đây.

Khi có kết quả, ngay tức thì zalo sẽ trực tiếp gửi tin nhắn cho người nộp hồ sơ đến nhận kết quả hoặc chờ bưu điện đến trả đồng thời gửi kèm theo bản mềm nhận kết quả, kết quả bản mềm này có giá trị pháp lý như bản giấy.
Việc úng dụng chữ ký số, chữ ký điện tử và tương tác trên zalo đã cho thấy hiệu quả thiết thực, cán bộ của TTHCC không những được nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác phục vụ người dân mà còn tiết kiệm cho ngân sách bởi giảm chi phí in ấn giấy tờ.

Ứng dụng zalo trong giải quyết thủ tục hành chính

Mặt khác, đối với cán bộ việc lưu trữ hồ sơ cũng trở nên tiện lợi, dễ tra cứu và tìm kiếm. Về phía người dân, không phải lo lắng về tình trạng mất, quên hay hư hỏng giấy tờ, hạn chế việc phải đi lại nhiều lần để hoàn thành quá trình bổ sung hồ sơ, các yêu cầu khác trong công tác giải quyết hồ sơ cũng được thực hiện nhanh chóng hơn trước.

Ông Nguyễn Văn Trường- PGĐ Trung tâm hành chính công tỉnh Vĩnh Phúc nhận định: “ Với chức năng, nhiệm vụ là phục vụ người dân một cách chuyên nghiệp, TTHCC luôn tìm tòi nâng cao những giải pháp tiết kiệm chi phí và thuận lợi cho người dân cũng như là doanh nghiệp, mang lại hiệu quả tich cực cho người gải quyết thủ tục hành chính. Từ khi thành lập đến nay TTHCC có rất nhiều giải pháp và gần đây khi chúng tôi áp dụng chữ ký số, chữ ký điện tử trên zalo thì việc tiếp nhận hồ sơ và giao dịch giữa người dân, doanh nghiệp với TTHCC có những thay đổi rõ rệt và những chuyển biến vô cùng tích cực. Ban đầu chúng tôi áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin này cho TTHCC tỉnh, sắp tới sẽ triển khai ở cả ba cấp: tỉnh, huyện, xã và đề xuất với UBND tỉnh giao cho một bộ phận nào đó đứng ra triển khai các dịch vụ khác như: dịch vụ y tế, dịch vụ về giáo dục, điện nước…để các cơ quan chính quyền có thể nhanh chóng tương tác với người dân thông qua các ứng dụng trên smartphone.”

Việc đưa chữ ký số, chữ ký điện tử vào công tác giải quyết thủ tục hành chính không chỉ là bước đột phá của tỉnh trong công cuộc cải cách hành chính, góp phần nâng cao chỉ số PCI mà còn là xu thế tất yếu 4.0 trong tiến trình thực hiện chính phủ điện tử.