• Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội
• Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 Chính phủ: Quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước
• Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
• Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
• Thông tư số 16/2014/TT-BNV, ngày 20/11/2014, hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấpThông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
• Thông tư số 03/2018/TT-BNV, ngày 06/03/2018 quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ

– SIFile cung cấp thư viện biểu mẫu, cho phép kết xuất dữ liệu thống kê, báo cáo theo mẫu định sẵn và theo yêu cầu tổng hợp

– Các mẫu báo cáo được dựng sẵn, được sử dụng theo quyền hạn của người dùng

– Các mẫu báo cáo có thể được tùy biến theo yêu cầu của người sử dụng

– Các mẫu báo cáo tổng hợp số liệu về hồ sơ lưu trữ theo thông tư số 03/2018/TT-BNV:

     + Báo cáo thống kê số tài liệu lưu trữ – mẫu 0909.N/BNV-VTLT

     + Báo cáo thống kê số tài liệu đã thu thập – mẫu 0910.N/BNV-VTLT

     + Báo cáo thống kê số tài liệu lưu trữ đưa ra sử dụng – mẫu 0911.N/BNV-VTLT

     + Báo cáo thống kê số tài liệu sao chụp – mẫu 0912.N/BNV-VTLT

     + Báo cáo thống kê diện tích kho lưu trữ – mẫu 0913.N/BNV-VTLT

– Phần mềm được cài đặt tập trung hoặc phân tán và đồng bộ dữ liệu theo nhu cầu.

– Sao lưu dữ liệu: Hệ thống sao lưu dữ liệu tự động được thực hiện liên tục đề phòng rủi ro gặp các sự cố.

– Mã hóa thông tin: Mọi thông tin, giao dịch được mã hóa theo chuẩn quốc tế SSL (Secure Socket Layer), đảm bảo an toàn trong quá trình truyền dẫn.

– Phân quyền người dùng: Phân quyền truy cập đến từng hồ sơ văn bản, đến từng vai trò, truy vết được mọi giao dịch của người dùng đối với hệ thống. Cảnh báo sự thay đổi về quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản trong Hệ thống cho đến khi có xác nhận của người có thẩm quyền

– Hệ thống xác thực người dùng hai nhân tố

– Tích hợp với hệ thống CA

– Sẵn sàng kết nối, chia sẻ và đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống.

– Tích hợp với hệ thống Quản lý văn bản và điều hành

– Có khả năng kết nối, liên thông và tích hợp với các hệ thống chuyên dụng khác đang được sử dụng tại cơ quan, tổ chức như:

       + Phần mềm quản lý cán bộ: Lưu trữ, số hóa hồ sơ cán bộ

       + Phần mềm tác nghiệp, xử lý hồ sơ chuyên dụng theo từng lĩnh vực, nghiệp vụ đặc thù của các cơ quan, đơn vị.

– Tích hợp với hệ thống người dùng tập trung, thực hiện cơ chế xác thực một lần (SSO)

Chi cục Văn thư lưu trữ – Sở Nội vụ

– Số hóa, quản lý hồ sơ lưu trữ lịch sử.

– Quản lý tiếp nhận, bàn giao hồ sơ vào lưu trữ lịch sử.

– Thẩm định danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố.

– Quản lý tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị tại Trung tâm lưu trữ lịch sử.

– Quản lý khai thác, sao/chứng thực tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử.

– Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ các đơn vị.

– Quản lý tài liệu lưu trữ cấp tỉnh: UBND và cơ quan chuyên môn. Đoàn ĐBQH, HĐND, TAND, Viện KSND, các cơ quan Trung ương trên địa bàn tỉnh. Cơ quan trực thuộc Sở, Ban, Ngành, Các tổ chức chính trị sử dụng ngân sách nhà nước.

– Quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện: Hội đồng nhân dân; Tòa án nhân dân;  Viện kiểm sát nhân dân; Ủy ban nhân dân và các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân; Cơ quan TƯ tổ chức theo ngành dọc tại huyện.

Quản lý tài liệu điện tử

– Lưu văn bản và các thông tin về quá trình giải quyết công việc gồm: ý kiến chỉ đạo, phân phối văn bản đến của người có thẩm quyền; các dự thảo văn bản của công chức, viên chức được phân công soạn thảo…

– Liên kết các văn bản, tài liệu có cùng mã hồ sơ trong Hệ thống để tạo thành hồ sơ

– Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trước 30 ngày kể từ ngày Lưu trữ cơ quan thông báo danh mục hồ sơ nộp lưu cho đơn vị giao nộp tài liệu

– Bảo đảm thực hiện nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan;

– Bảo đảm chuyển giao hồ sơ vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử

– Cho phép gán một văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ mà không cần nhân bản

– Bảo đảm sự toàn vẹn, tin cậy, không thay đổi của văn  bản, hồ sơ, khả năng truy cập và sử dụng hồ sơ, văn bản theo thời hạn bảo quản, khả năng di chuyển hồ sơ, tài liệu, dữ liệu đặc tả và thay đổi định dạng văn bản khi có sự thay đổi về công nghệ.

Tốc độ nhanh, mượt

Kiến trúc phần mềm được tổ chức khoa học, tốc độ truy cập, tương tác của người dùng với phần mềm trên thực tế nhanh, mượt.

Đáp ứng nhu cầu xây dựng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ toàn diện.

Đáp ứng đầy đủ chức năng nghiệp vụ xây dựng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử cho Cơ quan Bộ, UBND tỉnh, UBND cấp Quận, huyện.

Nền tảng công nghệ hiện đại.

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo và công nghệ Cloud, Mobile, sử dụng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị (máy tính, laptop, điện thoại, máy tính bảng).

Chất lượng cao, tiêu chuẩn quốc tế.

Phát triển sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO 9001/2015; 27001, CMMi

Kiến trúc phần mềm khoa học hữu dụng.

Kiến trúc 3 tầng, dễ dàng tích hợp, triển khai các hệ thống dùng chung, dễ dàng triển khai máy chủ riêng cho tầng ứng dụng hoặc tầng cơ sở dữ liệu

Tăng cường bảo mật dữ liệu.

Hệ thống sao lưu dữ liệu tự động được thực hiện liên tục đề phòng rủi ro gặp các sự cố. Bảo mật qua các hệ thống xác thực người dùng, tích hợp CA

Tư vấn, hỗ trợ

Khách hàng được tư vấn xây dựng hệ thống Quản lý tài liệu điện tử lưu trữ phù hợp với nhu cầu và phạm vi của đơn vị.

Bảo hành,  bảo trì, hỗ trợ sau bảo hành.

Cung cấp dịch vụ toàn diện trong suốt thời gian bảo hành, sau thời gian bảo hành vẫn trực tiếp tư vấn, khuyến cáo hỗ trợ người sử dụng trong suốt quá trình vận hành sử dụng.